Jenže tak jednoduché to není. Znáte rčení „za levnou koupí bývají vysoké náklady“? Můžeme se pod něj podepsat – na první pohled atraktivní nejnižší cena totiž nemusí být zárukou efektivně vynaložených peněz.

Obecně platí, že do každého nákupního projektu vstupuje mnoho proměnných: třeba cena prvotního nákupu, správná specifikace, dlouhodobost spolupráce, kvalita služby, reference, interní náklady nebo dodatečné služby jako pojištění a doprava. Nesmíme zapomenout ani na reputaci vaší společnosti – výběrem nevhodného partnera zvyšujete riziko reklamací, nedodržení termínů a podobně. Už z výčtu těchto položek je zřejmé, že nákup nebude zdaleka vždy jen o ceně. Jinými slovy – chcete-li být dobrým hospodářem, musíte se zamyslet nad nákupem jako takovým a stanovit si pro konkrétní projekt co nejvhodnější strategii.

Samozřejmě existují položky, které můžete víceméně považovat za „obyčejnou“ komoditu, takže jejich nákup opravdu bývá pouze o částce na faktuře. Typicky jde o kancelářský papír nebo tužky – zkrátka věci, na které nepůsobí další vlivy. Ale pozor! Pokud si i při sofistikovanějším nákupu určíte, že jediným kritériem bude základní cena, jedná se o plnohodnotné strategické rozhodnutí – protože jste si ujasnili všechna rizika a vyhodnotili, že tomu tak má být. Už poněkolikáté se tu v našem seriálu dostáváme k zaklínadlu zvanému TCO neboli Total Cost of Ownership. Jde o analýzu všeho, co je s nákupem spojeno, z níž vyplynou parametry efektivity nákladů.

Když se budete „honit“ za nejnižší cenou bez strategie a logiky, může se stát, že vaše společnost nebude schopna vytvořit pool (množinu) kvalitních dodavatelů ani s nimi navazovat funkční partnerství. Nebo ještě hůř – dobří dodavatelé ztratí zájem o spolupráci s vámi. Tlak na nejnižší cenu často přináší omezený servis a příliš široký pool dodavatelů bez jasné vize, kteří to prostě zkoušejí a přihlašují se do kteréhokoliv tendru. To vede ke zhoršení kvality dodávek i jejich samotného předmětu. A jak už jsme zmínili, dáváte všanc i pověst své firmy kvůli nestabilitě a hrozbě nárůstu reklamací, které nespolehlivý partner nebude schopen či ochoten vyřídit.

Sečteno a podtrženo: Pokud jste si správně vytvořili strategii založenou i na TCO, může být výsledná nákladovost klidně pouze o ceně. Ovšem také nemusí, protože vždy záleží na konkrétních okolnostech a typu pořizovaného zboží či služeb. Důležité je vědět, za jaké náklady nakupujete a jak mohou ovlivnit nejen výsledek nákupního projektu, ale i budoucnost celé společnosti. Na papíru a kancelářských sponkách pořízených výhradně dle nejlevnější ceny není nic špatného. U výběru tiskových a kopírovacích služeb včetně servisu a dodávek tonerů už bychom byli opatrnější.