5. díl: Jak se díváte na kvalitu specifikace ve výběrovém řízení? Pravidelně s jejím nastavením bojujeme s odbornými odděleními. Jak moc má být přesná?
Děkujeme čtenářce za dotaz, který z pohledu výběrového řízení považujeme za velmi důležitý. Detailnost a propracovanost specifikace záleží především na tom, pro kterou část tendru ji potřebujete.
V tomto ohledu rozlišujeme dvě fáze. Za prvé jde o tzv. RFI (Request for Information, žádost o informace), kdy se snažíte získat základní údaje o produktu či službě. Zjišťujete, co která společnost na trhu nabízí a za jakých podmínek. Ve fázi zvané RFP (Request for Proposal, žádost o nabídku) už se jedná o samotné výběrové řízení včetně definice předmětu, podmínek a termínů dodávky. Dále rozhoduje o kvalitě specifikace fakt, kdo ji zpracovává nebo oponuje. Pojďme se podívat na jednotlivé položky.
Podoba specifikace pro RFI vychází už ze samé podstaty této části tendru. Chcete něco nakoupit, ale zatím nemáte přesné informace, co je na trhu k mání jak z pohledu dodavatelského, tak z pohledu produktu či služby. Ohledně specifikace zde máte dvě možnosti. Bud jen všeobecně a krátce popsat produkty/služby, které vás zajímají, a po vyhodnocení informací detailněji nadefinovat specifikaci pro RFP. Nebo poskytnout účastníkům menší porci „svobody“ a specifikaci orámovat určitými parametry, přes které takříkajíc nejede vlak a musejí být splněny. Pokud zvolíte druhou cestu, dejte si pozor, abyste specifikaci nezastropovali až moc – pak by obdržené informace neměly správnou vypovídací hodnotu z pohledu rozsahu nabídky a vašich požadavků. Na základě svých zkušeností doporučujeme hledat správný poměr mezi striktním popisem specifikace a manévrovacím prostorem, ale upřednostnit volnější styl. Jen tak získáte od potenciálních dodavatelů data, nad nimiž budete ve firmě moci diskutovat a připravit s jejich použitím finální specifikaci.
Zatímco v RFI si tedy můžete dovolit značnou míru volnosti vůči uchazečům, do fáze RFP už nic takového nepatří. Žádost o nabídku musí být jednoznačná a co nejpřesněji definovaná. Jestliže ve svém výběrovém řízení připouštíte několik variant, měli byste všechny detailně popsat. Nebo do RFP uvést, že varianty připouštíte, ale jen za předpokladu, že budou odpovídat zadání a uchazeč je vysvětlí. Sebemenší odchylku od vaší specifikace by měl zdůvodnit a uvést, jaké má pro vás tato změna výhody i rizika.
V úvodu jsme zmínili zpracovatele a oponenta specifikace. Tím máme na mysli třetí strany, které mnoho společností ke tvorbě podkladů pro tendry využívá (kvůli nedostatku know-how a času nebo potřebě konzultací). Zde si však dejte dobrý pozor: Zpracovatel specifikace i její oponentury by neměly součástí výběrového řízení, aby byla zajištěna nezávislost. Dokonce i na první pohled nestranné subjekty mohou být nějakým způsobem napojeny na dodavatele. Pečlivě tedy vybírejte, aby se z vaší specifikace nestala jen „malá domů“ pro předem určenou společnost. Pomůže vám jednoduchá zásada – není-li zpracovatel shodný s oponentem (nebo mezi nimi neexistuje vazba), velmi pravděpodobně získáte nezávislou specifikaci. A dodejme, že specifikaci typu „malá domů“ nemusí napsat jen třetí strana, ale i váš zaměstnanec.
Podcenit nebo zcela vypustit specifikaci se nevyplatí ani u sebemenšího tendru. Jakou specifikaci budete mít, takovou dostanete nabídku. Byla by velká škoda hned v první fázi řízení ohrozit svůj byznys – z mnoha tendrů vzejdou dlouhodobé spolupráce ovlivňující chod společnosti na několik let. Závěrem ještě doplníme důležitý tip: Raději specifikaci předimenzujte a následně ji osekávejte než obráceně. A nezapomeňte, že hlavním kritériem by vždy měly být náklady – jak vstupní, tak průběžné.
V tomto ohledu rozlišujeme dvě fáze. Za prvé jde o tzv. RFI (Request for Information, žádost o informace), kdy se snažíte získat základní údaje o produktu či službě. Zjišťujete, co která společnost na trhu nabízí a za jakých podmínek. Ve fázi zvané RFP (Request for Proposal, žádost o nabídku) už se jedná o samotné výběrové řízení včetně definice předmětu, podmínek a termínů dodávky. Dále rozhoduje o kvalitě specifikace fakt, kdo ji zpracovává nebo oponuje. Pojďme se podívat na jednotlivé položky.
Podoba specifikace pro RFI vychází už ze samé podstaty této části tendru. Chcete něco nakoupit, ale zatím nemáte přesné informace, co je na trhu k mání jak z pohledu dodavatelského, tak z pohledu produktu či služby. Ohledně specifikace zde máte dvě možnosti. Bud jen všeobecně a krátce popsat produkty/služby, které vás zajímají, a po vyhodnocení informací detailněji nadefinovat specifikaci pro RFP. Nebo poskytnout účastníkům menší porci „svobody“ a specifikaci orámovat určitými parametry, přes které takříkajíc nejede vlak a musejí být splněny. Pokud zvolíte druhou cestu, dejte si pozor, abyste specifikaci nezastropovali až moc – pak by obdržené informace neměly správnou vypovídací hodnotu z pohledu rozsahu nabídky a vašich požadavků. Na základě svých zkušeností doporučujeme hledat správný poměr mezi striktním popisem specifikace a manévrovacím prostorem, ale upřednostnit volnější styl. Jen tak získáte od potenciálních dodavatelů data, nad nimiž budete ve firmě moci diskutovat a připravit s jejich použitím finální specifikaci.
Zatímco v RFI si tedy můžete dovolit značnou míru volnosti vůči uchazečům, do fáze RFP už nic takového nepatří. Žádost o nabídku musí být jednoznačná a co nejpřesněji definovaná. Jestliže ve svém výběrovém řízení připouštíte několik variant, měli byste všechny detailně popsat. Nebo do RFP uvést, že varianty připouštíte, ale jen za předpokladu, že budou odpovídat zadání a uchazeč je vysvětlí. Sebemenší odchylku od vaší specifikace by měl zdůvodnit a uvést, jaké má pro vás tato změna výhody i rizika.
V úvodu jsme zmínili zpracovatele a oponenta specifikace. Tím máme na mysli třetí strany, které mnoho společností ke tvorbě podkladů pro tendry využívá (kvůli nedostatku know-how a času nebo potřebě konzultací). Zde si však dejte dobrý pozor: Zpracovatel specifikace i její oponentury by neměly součástí výběrového řízení, aby byla zajištěna nezávislost. Dokonce i na první pohled nestranné subjekty mohou být nějakým způsobem napojeny na dodavatele. Pečlivě tedy vybírejte, aby se z vaší specifikace nestala jen „malá domů“ pro předem určenou společnost. Pomůže vám jednoduchá zásada – není-li zpracovatel shodný s oponentem (nebo mezi nimi neexistuje vazba), velmi pravděpodobně získáte nezávislou specifikaci. A dodejme, že specifikaci typu „malá domů“ nemusí napsat jen třetí strana, ale i váš zaměstnanec.
Podcenit nebo zcela vypustit specifikaci se nevyplatí ani u sebemenšího tendru. Jakou specifikaci budete mít, takovou dostanete nabídku. Byla by velká škoda hned v první fázi řízení ohrozit svůj byznys – z mnoha tendrů vzejdou dlouhodobé spolupráce ovlivňující chod společnosti na několik let. Závěrem ještě doplníme důležitý tip: Raději specifikaci předimenzujte a následně ji osekávejte než obráceně. A nezapomeňte, že hlavním kritériem by vždy měly být náklady – jak vstupní, tak průběžné.
Rada z praxe
Při sestavování specifikace se ujistěte, že bude nezávislá a ne napsaná komukoliv na míru – ať už záměrně, nebo podvědomě. Vyhnete se tím nejen potížím při následné spolupráci s dodavatelem, ale nedostanete se ani do situace, kdy nejste schopni vyjednávat jednotlivé pro vás výhodné podmínky.
