Tento dotaz nám přišel od jedné moravské výrobní společnosti. V době, kdy covidová pandemie vysála finanční rezervy mnoha podniků, budou jistě podobný problém řešit stovky českých firem. Proto jsme se rozhodli z obdržených otázek zodpovědět právě tuto.

Než se společnost rozhodne pro jakýkoliv outsourcing, měla by pečlivě zvážit, zda se jí vyplatí a proč je u konkrétní služby potřebný. Zhodnocení výhodnosti outsourcingu se přitom netýká jen přímých nákladů, ale i operativy, rychlosti, zástupnosti a dalších aspektů. Zájemce o outsourcing by se nejprve měl podívat, jak byla služba poskytována doposud a s jakými parametry – servis mohli zajišťovat vlastní zaměstnanci, byl nakupován jako služba nebo jej podnik měl předplacen od dodavatele strojů. Pokud servis vykonával externí subjekt, před zahájením nového výběrového řízení je třeba korektně ošetřit ukončení smluvního vztahu. Jestliže šlo o kmenové zaměstnance, je situace poněkud složitější. Z pohledu nákupu však potřebujete vědět jen to, zda tito pracovníci mají být součástí přechodu na novou společnost. Zbytek je úkolem vašeho HR oddělení.

Máte uvedené záležitosti vyřešeny? Výborně, můžete přistoupit k výběru dodavatele. Nejprve si doporučujeme vytipovat společnosti, které danou službu nabízejí, a absolvovat s nimi seznamovací schůzky. Při nich zjistíte konkrétní nabídku servisu i podmínky jeho poskytování. Dejte si pozor na subjekty, které nemají zkušenosti s poptávaným typem servisu, pouze „přeprodávají“ služby třetích stran nebo o nich nelze zjistit relevantní reference. Taktéž se nenechte automaticky zlákat nejlevnější nabídkou. Mohli byste pak zjistit, že cena byla nízká jen proto, že neobsahuje prvky servisu, které ostatní uchazeči do kalkulací běžně započítávají.

Úspěch celého tendru do značné míry závisí na správnosti a detailnosti vaší specifikace – co do ní napíšete, to dostanete. Proto je důležité si včas ujasnit přesný rozsah požadovaného servisu a nenechat žádnou otázku otevřenou. Uvědomte si, že vybraná společnost se nestane vaším jednorázovým dodavatelem, ale dlouhodobým partnerem. Také samotné výběrové řízení proveďte co nejpodrobněji – jen tak získáte maximum informací pro rozhodování. Nepůjde to bez palety předpřipravených otázek, na něž budou všichni uchazeči povinni odpovědět. Když bude někdo se zodpovězením konkrétní věci otálet, ihned zjistíte, kde ho „tlačí bota“.

Nachystejte si jasný ceník (ideálně rozčleněný na jednotlivé položky servisu nebo na balíčky fee nákladů) a nechte jej dodavatele v rámci tendru vyplnit. Při navrhování kritérií výběrového řízení si nezapomeňte uvědomit, že outsourcing není pouze o nákladech, ale též o kvalitě poskytované služby. Připravte si tedy hodnoticí matici, která vám dodá jednoznačný obrázek o výhodnosti každé nabídky. K čemu vám bude, že dodavatelovi technici dodržují smluvené termíny servisních prohlídek, když jejich firma nedisponuje prostředky k opravě zjištěných závad? A tak bychom mohli pokračovat…

Závěrem popřejeme, ať výběr servisní společnosti dopadne k vaší plné spokojenosti. Čím pečlivěji se na tendr připravíte, tím lépe bude spolupráce s novým partnerem fungovat.