Nejprve si řekněme, co to vlastně outsourcing nákupu je. V praxi jde o situaci, kdy jej společnost z pohledu činností, procesů i zdrojů vyčlení mimo organizaci.

Má přitom na výběr z několika možností. Tou první je kompletní převedení nákupu na externí firmu, která jej zabezpečí od A do Z. Další varianta spočívá v outsourcování strategické části – zadavatel si řeší operativu, ale plánování nechá na partnerovi. Třetí možnost naopak vkládá do rukou specializované firmy operativní část. A objevuje se i požadavek na převzetí nákupu buď nákladově a technologicky klíčových položek, nebo naopak těch méně významných či nepřímých. Obecně se dá říct, že možností je mnoho, vždy záleží na konkrétní situaci a rozhodně nelze zavedení outsourcingu paušalizovat.

Základní výhoda outsourcingu spočívá v tom, že se můžete naplno věnovat svému podnikání, a zároveň máte pod jasnou a strukturovanou kontrolou veškeré vstupní náklady. Zadavatel ušetří i na výdajích za zaměstnance – díky externím službám nemusí u nákupčích řešit mzdy a personální náklady, zastupovaní ani vzdělávání.

Než se společnost rozhodne, jestli pro ni outsourcing nákupu dává smysl, měla by si zodpovědět několik otázek. Za prvé, zda nákup vůbec provozuje a v jakém rozsahu. Za druhé: Funguje její nákupní systém efektivně a přináší kýžené výsledky? A za třetí, jestli má v týmu odborníky na všechny potřebné oblasti a typy nákupu. Všeobecně lze totiž říct, že – ostatně jako skoro vše v byznysu – outsourcing nákupu je hlavně o ekonomice a efektivitě.

Pokud k outsourcingu přistoupíte, hned na začátku si s externí společností nastavte veškeré podmínky. Doporučujeme spolupráci definovat pomocí dvou dokumentů. První představuje smlouva o úrovni služby (SLA), která vymezuje úroveň kvality a dostupnosti outsourcovaných služeb, zásady komunikace i reportingu, cíle a samozřejmě výši odměny. Druhým je Smlouva o mlčenlivosti (NDA) – váš partner získává při kooperaci důvěrné informace a měli byste vědět, jak s nimi bude nakládáno. Nezapomeňte ani na krizový management (vůči dodavatelům i dovnitř své firmy), schvalovací mechanismy a odpovědnosti. I když se vám o nákup budou starat specialisté zvenčí, jste to vy, kdo musí mít možnost rozhodnout o každém kroku a mít právo veta.

Vidíte outsourcing nákupu jako vhodné řešení? Pak doporučujeme jít postupnými kroky, abyste se s poskytovatelem dobře poznali. Určete si harmonogram přechodu, nutné kroky a cíle. Pokud je s přechodem spojeno i převzetí zaměstnanců, nezapomeňte na oblast human resources. Dá se začít třeba outsourcingem méně významných nákupů a postupně objem spolupráce navyšovat. Jen pokud si v praxi ověříte spolehlivost dodavatele služby, může vzniknout vzájemná důvěra a dlouhodobý projekt.

Dodejme, že zejména menším společnostem přináší outsourcing nákupu i znalosti, které vlastními silami jen těžko získají. Specializovaná firma má v oboru větší rozhled, zná dění na trhu a ví, co se děje u ostatních zákazníků. Na druhou stranu je třeba si uvědomit, že se jedná o jasně definovaný vztah a nelze kombinovat zakázky jednotlivých společností.

Rada na závěr: Jestliže o outsourcingu uvažujete, spojte se s některým jeho poskytovatelem a otevřete diskusi. Jde o krok, který by vám měl přinést úspory, ale je důležité vědět, proč a s kým ho učinit.