Jakkoliv může nákup IT vybavení na první pohled vypadat triviálně, opak je pravdou. Taková investice představuje komplexní nákupní projekt, jehož výsledek má na chod společnosti dlouhodobý dopad.

Obsahuje hned několik typů vzájemně propojených položek a služeb. Pokud bychom je měli ve stručnosti vyjmenovat, jde o samotný hardware a software s nezbytnou podporou, implementaci (včetně dodávky a zapojení), následnou podporu ze strany dodavatelů a proškolení vašeho personálu. Než se rozhodnete pro konkrétní produkty a řešení, je třeba toto vše poskládat tak, abyste získali jasnou představu o souvisejících nákladech na období minimálně 5 let.

Klíč k úspěšnému nákupu IT představuje dobře připravená specifikace technických a funkčních požadavků, stejně jako cenová matice, která vám poskytne dobrý obrázek budoucích nákladů v jednotlivých segmentech. Získáte z ní také podklady pro porovnávání nabídek a vyjednávání se zájemci o zakázku. Pro co nejrealističtější data potřebujete znát, jak se která položka nákladově chová v čase. Při plánování vám velmi pomůže důsledné rozdělení nákladů na CAPEX (investiční náklady, jež lze zpravidla účetně odepisovat) a OPEX (provozní náklady, které směřují přímo do spotřeby a tvoří nejobjemnější složku firemních výdajů).

Největší část investice do nové serverovny připadá na hardware, včetně jeho pravidelného upgrade a případného rozšiřování (například zvyšování kapacity paměti). Ke snížení nákladů může přispět schopnost některých dodavatelů původní „železo“ odkoupit nebo ekologicky zlikvidovat. Ve většině případů je součástí hardwaru a jeho ceny i licence na software. Pokud je třeba ho nakoupit samostatně, případně je nutný jakýkoliv software mimo hardware, zajímejte se u dodavatele o typ licence. Bývá buď perpetuální (vlastníte ji a po zakoupení hradíte už jen poplatky za aktualizace), nebo má formu subskripce. Takovou licenci si „pronajímáte“ na stanovené období a pravidelnými platbami ji prodlužujete. Software vůbec představuje zajímavou kapitolu nákupu IT, ale obsáhleji se jí budeme věnovat někdy příště.

Co se týče implementace, rozhodně chtějte po dodavateli vědět, jaký rozsah prací vám poskytne a jaké sazby si účtuje za jednotlivé úkony. Budete překvapeni, jak obrovské rozdíly v tom mezi IT společnostmi panují. Někteří čtenáři se v souvislosti s nákupem IT také ptali, zda platit za tzv. SLA služby (Service Lever Agreemant) neboli podporu systému, když už si platí podporu hardwaru a softwaru. Odpověď je jednoduchá: Tyto platby zpravidla pokrývají jen základní záruku bez garance rychlé dostupnosti, oprav a monitoringu. Aby vaše serverovna fungovala 24 hodin 7 dnů v týdnu, nastavte si detailní podmínky údržby a řešení problémů právě v SLA. Do nákladových položek nezapomeňte započítat ani školení – jen pokud budou zaměstnanci vybavení používat správně, bude fungovat k vaší plné spokojenosti.

Bez zohlednění některé z uvedených položek se snadno dostanete do nepříjemné situace. Nejen, že instalovaná serverovna nemusí kapacitně vyhovovat vašim potřebám a tempu růstu společnosti. Její údržba se může ukázat jako nepřiměřeně složitá a nákladná, takže místo usnadnění práce bude firmu zdržovat a vysávat její kasu. A když si s dodavatelem nenastavíte servisní podmínky, výsledkem budou výpadky IT systémů trvající klidně i několik dnů. Proto nepodceňte projektovou fázi nákupu a dokončete jej až v okamžiku, kdy budete mít jasno o všech parametrech.