NS-logo-zelena-bile-pozadi

Úvod do problematiky „Jak nakupovat“

V této sérii se věnujeme tématu jak nakupovat jednotlivé předměty, skupiny předmětů a služby (komodity) tak, aby to bylo pro vaši společnost co nejvýhodnější z pohledu finančního i businessového. Poskytneme vám hodnotné rady, abyste koupili dobře a bez budoucích překvapení.

Jak nakupovat:

 

Každý článek bude o specificích jedné komodity. Na co se zaměřit, na co si dát pozor, jaké náklady vzít v úvahu, na co se podívat v rámci budoucího vývoje. A jak to zasadit do vývoje a stavu vaší firmy.

Nejprve pár slov o nákupu

Nakupovat umí každý, že? Každý z nás někdy jdeme do obchodu, koupíme si oběd, tričko, telefon. Méně často auto, dům… Tak proč řešit nakupování pro firmu, to je stejné, ne?

Ano a ne. Ano, i pro firmu vybíráme kvalitu a rozumnou cenu, přemýšlíme o budoucím vývoji a užití daného výrobku a víme, co nakupujeme. Ne, protože (většinou) nejde o naše peníze a máme k nim jiný vztah, vlastníkem je někdo jiný (finanční oddělení, business), často rozhoduje víc lidí a vyjednává se o ceně a podmínkách, což při osobním nákupu neděláme.

Do nákupu ve firmě vstupuje více oddělení a každé má svou roli

  • Oddělení odborné, businessové, danou věc zajišťuje a potřebuje – např. IT, personální oddělení, výroba… Popisuje, co je třeba koupit a stanovuje, jak to zapadne do jeho strategie.
  • Finanční oddělení je odpovědné hlavně za optimalizaci nákladů.
  • A nákupní oddělení zajišťuje potkání cílů ostatních – nákup za nejlepší možnou cenu a nejlepší podmínky.

 

Specifika činnosti jednotlivých oddělení v rámci komodit bude uvedeno v dalších článcích. Jsou ale činnosti univerzální pro každý nákup. Na co jednotlivá oddělení odpovídají, než nákup proběhne?

Odborné odělení, bussiness

Hlavní úkol: Zajištění nejlepší kvality

Na co odborné oddělení odpovídá, co zajišťuje?

Specifika pro jednotlivé komodity jsou uvedeny u jednotlivých článků.

Finanční oddělení

Hlavní úkoly: Zajištění nejnižších nákladů

 

Na co finance odpovídají, co zajišťují?

  • Kolik to bude stát? Jaké jsou celkové náklady (TCO – total cost of ownership)? TCO zahrnuje náklady ze všech stran i do budoucnosti a jsou odlišné u každého dodavatele.
  • Jaké jsou celkové náklady na pořízení daného výrobku nebo služby? Často se neplatí jen za daný výrobek, ale i další náklady. U HW bývá nutný SW, u stěhování balící materiál, u velkých výrobků doprava.
  • Jaké jsou náklady na správu a užití daného výrobku? Náklady nejsou spojeny jen s danou komoditou, ale i provozem. Palivo a servis u auta, u HW údržba, u SW licence…
  • Na jak dlouho jsou tyto náklady? Jaká je životnost daného výrobku?
  • Jaká forma nákupu je nejlepší? Chce firma věc vlastnit nebo jen užívat? Jak ji pořídí? Některé firmy nechtějí vlastnit žádný majetek a preferují leasing, některé budou radši vlastnit atd. A pro každou variantu jsou další otázky:
    » Pokud do vlastnictví, bude věc  kapitalizovaná (CAPEX)? Jaká část půjde do spotřeby (OPEX)?
    » Jak ji pořídí, za hotové, na úvěr, na leasing? Pokud leasing, tak operativní nebo finanční?
  • Náklady na likvidaci stávajícího zařízení? Přeprodej, likvidace, ekologická likvidace, odvoz dodavatelem…

Nákupní oddělení

Hlavní úkoly:

  • Příprava strategie daného nákupu
  • Zajištění nákupního procesu, zisk nabídek
  • Vyjednávání mezi dodavatelem a interním klientem
  • Propojení oddělení, která do nákupu vstupují (business, finance, ostatní) a zajištění, že se domluví i přes odlišné cíle (business nejvyšší kvalita, finance nejnižší cena).

 

Na co nákup odpovídá, co zajišťuje?

  • Co vlastně firma nakupuje? S odborným oddělením definuje co je součástí poptávky.
    »  Daný výrobek /služba.
    »  Údržba? Doprava? Instalace? Licence? Úroveň výbavy?
  • Jaké náklady souvisí s daným výrobkem službou do budoucna? S businessem a financemi nákup sepíše všechny očekávané budoucí náklady, které vstupují do TCO.
    • Údržba? Provoz (palivo, elektřina, voda…)? Likvidace? Servis?  Náhradní díly?
    • Třeba nákupu auta – má určitou pořizovací hodnotu, různé varianty výbavy, různou spotřebu, cenu servisu, cenu náhradních dílů a prodejnost po x letech… Auto s nejnižší pořizovací cenou může být v dlouhodobém horizontu dražší, protože jsou s ním spojeny výrazné provozní náklady.

  • Vytvoření poptávkového dokumentu (RFP – Request For Proposal). Nákup tvoří RFP, ze kterého dodavatel pochopí, co chce firma koupit. A co nechce. To je kritické z pohledu obdržených nabídek a kalkulace ceny – od dodavatelů může nákup dostat různě strukturované cenové nabídky, tak ať je možné je porovnat. Jablka s jablky, hrušky s hruškama.
    • Doporučujeme vytvořit jednoduchou šablonu na náklady, kterou nákup rozešle vybraným dodavatelům pro vložení ceny. Pak to porovná snadno 😊.

  • Jaká je strategie nákupu?
    • Jací jsou dodavatelé? Kolik, kde?
    • Jaká je velikost firmy vzhledem k tomu, co nakupuje (nakupuje málo nebo hodně)?
    • Jak se vyvíjel daný trh v minulosti a kde je nyní? Je zde cenová válka, digitalizace, vládní podpora…? Nebo výbuch továrny jednoho ze subdodavatelů všech dodavatelů a omezený objem na dodavatelském trhu?

 

To řekne jak moc nákup může vyjednávat a o čem. Pokud je to jediný dodavatel na světě a firma kupuje malé množství, nákup nemá vyjednávací sílu ohledně objemu a musí najít jinou páku. Pokud se nakupuje velké množství a dodavatelů je mnoho, v oboru je konkurence, má firma jiné postavení a nákup může na cenu zatlačit. Tak, aby i dodavatel měl zisk a nezkrachoval.

 

  • Jaká je nutná / ideální kvalita? Spolu s businessem definuje ideální a nejnižší možnou kvalitu. Odborné oddělení často požaduje nejvyšší možnou kvalitu, ta je většinou nejdražší.

  • Jaká jsou rozhodovací kritéria pro výběr? Nákupní cena? TCO? Kvalita? Jaké jsou váhy?

  • Kdo rozhoduje? Kdo je finální osoba/ skupina osob, které budou vybírat z nabídek?

... rádi zodpovíme Vaše dotazy

obchod(@)nakupni-servis.cz

+420 606 669 577

Ekonomický blog