Jak nakupovat Hardware

Toto je první ze série článků se specifiky jednotlivých komodit. Co jsou role a specifika jednotlivých oddělení, účastnících se nákupu (odborné, finanční a nákupní oddělení) je uvedeno v úvodním článku zde.

A co potřebujete vědět o HW pro dobrý nákup za nejlepší cenu bez překvapení v budoucnosti?

HW jsou jak předměty, které používáme denně, např. laptop, tak předměty, se kterými většina z nás nepřijde do styku nebo o tom nevíme, jako servery, disková pole atd. Tato oblast je pokryta ajťáky, vědí, jak fungují a co je potřeba k jejich zabezpečení. Celkové náklady na hardware mohou být velmi vysoké, protože často přináší vedlejší náklady, na první pohled neviděné.

Takže na co se zaměřit u HW konkrétně?

Odborné odělení, bussiness

 

Business / IT

  • Potřebujeme danou věc? Podporuje daná věc business, předmět podnikání? Je nezbytná pro provoz podpůrných procesů? Jaká je návratnost? Často kupujeme věci, které nepotřebujeme, ale jsou v módě, kupují je ostatní, zdá se, že se budou hodit… a to se týká všech oblastí a můžeme opakovat u každé komodity.

 

IT

  • Co přesně potřebujeme koupit? Jaká je technická specifikace daného výrobku? Jaká je např. potřeba paměť, rychlost, počet kusů…

  • Je to v souladu s IT strategií společnosti? Bude daný HW sedět do IT infrastruktury tak, jak je navržena nebo budou potřeba změny? Pokud ano, kdo je bude schvalovat? A schválí je? Jaké jsou pro to důvody?

  • Jaká je návaznost na ostatní HW zařízení ve společnosti? Bude napojení znamenat nějaké dodatečné náklady, práci?

  • Co Software? HW bez SW neexistuje. Někdy je součástí, někdy samostatný.

  • Co licence, poplatky, další služby, spojené s nákupem a provozem? Jaké jsou, kdo je zajistí, kolik budou stát?

  • Jaké další náklady se mohou objevit? Elektřina, prostor, speciální sklady, chlazení, místnost..?

  • Bude stávající HW nahrazen nebo je to první nákup? Pokud nahrazen, jak se ho zbavíme? Odprodáme ho? Zlikvidujeme? Jaké budou náklady?

  • Máme dostatečný rozpočet? Je možné navýšení?

 

To všechno by měl odpovědět ideálně někdo z IT, kdo rozumí tomu, co se kupuje a jaké je situace ve firmě (jaké je aktuální řešení). Nemusí znát přesné náklady, ale měl by být schopen indikovat jaké daný HW přinese.

Finanční oddělení

  • Jaké jsou celkové náklady na pořízení daného HW? Samotný HW, SW, instalace doprava, příprava prostředí…

  • Jaké jsou budoucí náklady na pořízení daného HW a na jak dlouho (informace o TCO – Total Cost of Ownership)? Podpora, servis, obnova SW, rozšíření kapacity, funkčnosti HW …

  • Forma nákupu – chce firma HW vlastnit? Jak ho pořídí? Za hotové? Na úvěr? Na Leasing? Záleží na dané firmě a její situaci a strategii. Některé firmy nechtějí vlastnit žádný majetek a preferují leasing, některé budou radši vlastnit atd.
    Pokud do vlastnictví, budeme kapitalizovat nakoupený HW (CAPEX) a kolik půjde do pravidelné spotřeby (OPEX)?
    Pokud se rozhodneme pro leasing, tak operativní nebo finanční?

  • Náklady na likvidaci stávajícího zařízení? Přeprodej, likvidace, ekologická likvidace, odvoz dodavatelem…

Nákupní oddělení

HW specifické i všeobecné

Z pohledu nákupu již nejsou specifické kroky, týkající se samostatně HW. Všechny činnosti nákupu jsou stejné, pro zopakování nejdůležitější (detaily v úvodním článku seriálu zde):

  • Co vlastně nakupuji? HW? Údržba? Odvoz a likvidaci? Licence? SW? Instalaci? Atd. V rámci poptávky (RFP – Request For Proposal) se specifikuje co se poptává a co ne, co je součástí ceny – ideální je připravit si cenovou šablonu, kterou dodavatel vyplní a je jednoduchá srovnávat. Od dodavatelů můžete dostat různě strukturované celkové ceny, tak ať je možné je porovnávat. Jablka s jablkama, hrušky s hruškama😊

  • Jaký je trh a moje pozice? Jakou zvolím strategii celého výběrového řízení a vyjednávání? Co si mohu dovolit a kam až mohu zajít?