Nákup diskového pole pro humanitární organizaci

Co se nakupuje?

První, co jsme s klientem dělali, byla přesná specifikace požadavků. Pod označením diskové pole se rozumí externí zařízení, které obsahuje jedno nebo více zkonsolidovaných diskových řadičů komunikujících s jednotlivými servery. Fyzicky se skládá z několika pevných disků, které jsou vzájemně propojené v odlišných modech. (zdroj www.sprava-site.eu).

Diskové pole má různé vlastnosti a požadavky, které jsme museli vyjasnit:

• Jaký typ a jeho inteligence? Jeden větší disk nebo více propojených menší velikostí?
• Spotřeba el. energie?
• Fyzická velikost?
• Licencování
• Jaký bude potřeba SW?

» Vedle požadavků na diskové pole jsme řešili i požadavky na okolí v tuto chvíli a v budoucnosti:

• Jaké jsou návaznosti na ostatní HW ve společnosti? Je potřeba nějaký další?
• Jaké jsou fyzické požadavky na diskové pole – bude třeba postavit novou místnost, kde bude pole umístěno? Jaké budou požadavky na tuto místnost (velikost, přístup, chlazení…)?
• Jaký se plánuje vývoj společnosti do budoucnosti? Bude třeba růst kapacity? Jak se zajistí?

» Největší kouzlo nákupu – TCO, Celkové skutečné náklady (Total Cosf of Ownership)

Toto jsou představitelné požadavky, které by klient po zamyšlení dokázal definovat. My jsme ho ale vedli k definování dalších parametrů, které mají vliv na nákup samotný nebo finální výběr:

• Jaké jsou další náklady, které vznikají?
• Co výměna stávajícího výrobku, jak proběhne? Kdo bude likvidovat, za kolik…? Může to udělat dodavatel nového (všichni známe při nákupu ledničky…)? Je možné ho prodat a tím vydělat a snížit náklady?
• Co obnovovací poplatky SW a HW, spojeného s diskovým polem? Kdy se platí? Kolik? Co následné služby?

Klientovi jsme pomohli definovat všechny náklady, spojené s nákupem a provozem nyní i v budoucnosti. Toto je velice důležitý prvek každého nákupu, který se ale bohužel málokdy děje – pak dojde k tomu, že se pořídí nejlevnější výrobek, splňující technická kritéria, ale vedlejší a následné náklady překvapí. A už to není nejlevnější varianta, ale nikdo to neví.

» Pořízení

Pak jsme řešili se zástupci finančního oddělení způsob pořízení. Jestli ho koupí do majetku hned a jak velká část bude CAPEX (investiční náklady, které zpravidla mají odpisy) a co OPEX (provozní náklady – spotřeba), nebo na leasing, případně jestli jako operativní nebo finanční.

To je z důvodu, že každá společnost má svůj přístup v rámci zákonných účetních postupů a každý způsob pořízení přináší jiné výhody a nevýhody a také náklady.

» Kritická zadávací dokumentace

Po obdržení přesné specifikace co se nakupuje jsme připravili zadávací dokumentaci – RFP – Request for Proposal.

Dobré RFP je takové, na jehož základě dostanete od dodavatelů stejně strukturovanou nabídku a rozpad ceny. A nikdy se to nestane😊 Protože i když je popis sebedetailnější, na obou stranách jsou lidé s různými zkušenostmi, názory, očekáváními. A tak pochopení jednoho pojmu může být odlišné. I my jsme dostali od dodavatelů různé nabídky, viz další krok.

» Strategie nákupu

Nákupní specialista navrhl po diskusi s klientem (zadavatelem, IT specialistou a finančním oddělením) nákupní strategii – kolik a kterých dodavatelů oslovit, jak dále vést výběrové řízení, kolik kol selekce dodavatelů. Také se definovala výběrová kritéria a jejich váha a kdo bude rozhodovat.

Je důležité uvést, že pokud chceme s dodavatelem vyjednávat, musíme znát své pozice – to, jak jsme pro něj jako firma důležití, jestli se bavíme o jednorázovém nákupu nebo dlouhodobém vztahu, jak je velký dodavatel a jakou část jeho businessu představujeme. Dodavatel to totiž ví😊

» Nákupní proces – vyjednávání s dodavateli

Po odeslání RFP vybraným dodavatelům jsme dostali dost dotazů. Někteří neměli část požadovaných položek k dispozici – například vlastní SW nebo možnost likvidace a nabízeli jinou variantu řešení.

Nejdříve jsme odpovídali na jednotlivé otázky tak, aby odpověď dostali všichni. Cílem byla transparentnost a zajištění stejné informovanosti. A hlavně stejné pochopení poptávky.

Díky tomu jsme nakonec dostali nabídky, které šlo snadno porovnat. I díky tomu, že jsme dodavatelům poslali šablonu pro strukturování ceny.

Po obdržení nabídek jsme se s dodavateli individuálně sešli a probrali jejich nabídku s cílem pochopení na naší straně. Někteří dodavatelé ji pak ještě upravili. Jednání se účastnil i zástupce IT klienta, který byl garantem správnosti technických požadavků a zadání.

» Finální jednání a výběr

Všechny nabídky jsme se zástupci klienta ohodnotili v hodnotící matici a na základě toho vybrali dva finální dodavatele, kteří nejlépe splňovali podmínky výběru. Hlavní kritérium byly celkové náklady, po splnění nutných požadavků primárně v IT oblasti (záruky, bezpečnost atd.).

S těmito dodavateli jsme pak jednali. Jednání se již neúčastnil zástupce klienta, i když mohl. Jeho strategií ale nebylo mít vlastního odborného nákupčího.

Na základě těchto jednání jsme udělali doporučení pro klienta. Proč doporučujeme daného dodavatele, jaké jsou silné a slabé stránky jeho nabízené dodávky. Klient provedl finální výběr.

A příběhu je konec

Klient si pořídil pole za optimální celkové náklady (cenu a budoucí náklady(, nedočkal se žádných nepříjemných překvapení typu nutnosti postavit novou místnost, protože se pole nevejde nebo nutnosti koupit nový SW a aktuálně je se spokojený se svým výběrem.