Návrh pro automatizaci nákupu nepřímého materiálu

Výchozí situace klienta

Kancelářské vybavení objednávali 3 lidé ve společnosti v uživatelsky málo přehledném systému na základě emailových požadavků, IT vybavení nakupovalo IT oddělení a byly dlouhé čekací doby, někdy i 6 týdnů, protože IT nemohlo nakupovat na sklad kvůli chybějícím prostorům a snaze společnosti snižovat náklady.

Analýza

V rámci projektu proběhla:

• Analýza co se nakupuje (zboží), jak často, za kolik a od koho ve všech nepřímých kategoriích. Zároveň kdo v jednotlivých kategoriích nakupuje a jak fungují procesy, s nákupem spojené.
• Identifikace zboží a služeb, které mohou být nakupovány přes interní katalog (vedle kancelářského zboží, IT vybavení i další služby v rámci dohodnutých rámcových kontraktů, např. právní a personální služby).
• Návrh na změnu procesů nákupu s cílem větší autonomie pro jednotlivé zaměstnance.
  Cílem byla standardizace, aby byl jeden proces přes celou firmu a všichni zaměstnanci věděli, co je v jakém oddělení čeká. Nově navržený proces dával více odpovědnost zaměstnancům – sami žádali o to, co aktuálně potřebovali, měli osobní limit, který když překročili, položky se automaticky posílali na schválení přímému vedoucímu.
• Identifikace dodavatelů a dohodnutí rámcových smluv a podmínek.
  Toto byl hlavní přínos projektu, přejednání smluv u dodavatelů, někde i celé tendry a jiní dodavatelé. Díky tomu firma získala lepší ceny a dodavatelské podmínky.
• Vytvoření interního katalogu ve spolupráci s externím dodavatelem.
  Klient preferoval minimální změny v rámci technologií, protože všechny investice musely být schváleny mateřskou společností mimo EU a v aktuálním období byla většina investic pozastavena kvůli strategickým projektům. Proto se klient (jeho IT a nákupní oddělení) domluvili s dodavatelem klasického kancelářského katalogu na přidání několika specializovaných položek a plně využili jejich katalog. Toto řešení navíc bylo bez vedlejších nákladů, pouze správa těchto položek zůstala na klientovi a zabírala několik hodin kvartálně.

Celkově došlo u klienta k významným změnám za minimální náklady. Oddělení IT přišlo o operativu, spojenou s nákupem základních položek, stejně tak asistenti několika oddělení. Díky tomu měl projekt pozitivní zpětnou vazbu od vedení projektu a celkově jej podporovali.

A protože byl nákup samotný přehlednější, zaměstnanci si mohli koupit více položek bez nutnosti jít přímo přes nadřízeného (a zajišťovat jejich souhlas přes emaily), i jejich zpětná vazba byla pozitivní.

Oddělení nákupu vyčlenilo odpovědné osoby za katalog a správu kontraktů, kontrolu cen a případně přejednávání.

Nevýhodou byla závislost na externím partnerovi co se týká katalogu samotného. Vzhledem k tomu, že to byl jak poskytovatel technologie, tak dodavatel samotný, měl klient omezené vyjednávací pole.

Výsledek

Přínosem projektu bylo zrychlení dodání zboží a služeb, větší přehlednost o aktuálních dodavatelích a jednotlivých nákupech a snížení pracnosti pro nákupní a IT oddělení. A pozitivní zpětná vazba od zaměstnanců – interních zákazníků